A assinatura eletrônica tem validade jurídica para IES?

A pandemia causada pela Covid-19 está sendo um grande catalisador de mudanças para as Instituições de Ensino Superior. Hoje, diversas organizações avançaram em suas iniciativas para modernizar seus processos, como a assinatura de documentos, transferindo-os do ambiente físico para o digital. Diante disso, fica a pergunta: a assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Antes de responder essa questão, é importante avaliar o cenário atual do ensino superior no Brasil, que tem registrado crescimento constante ao longo das últimas décadas.

O número de matriculados, por exemplo, segundo o Censo da Educação Superior no Brasil, passou de 6,4 milhões em 2010 para 8,6 milhões em 2019, um crescimento de quase 35%. Baseado nas projeções de população do IBGE, em 2024 esse número deve chegar a 11,6 milhões.

Diante desses indicadores, fica evidente que as IES não devem continuar com os mesmos fluxos utilizados no passado. É preciso buscar meios de aumentar a eficiência para atender à demanda em constante crescimento. A melhor forma de fazer isso é abraçar a tecnologia e modernizar as operações.

Então, se a assinatura eletrônica tem validade jurídica, sem dúvidas, ela é uma forma de usar a tecnologia para remodelar e otimizar antigos processos. Mas, antes de implementá-la, é importante avaliar seus benefícios e, principalmente, seus aspectos legais. Continue a leitura para saber mais!

Assinatura Eletrônica para IES: o que é e como funciona?

Antes de entender se a assinatura eletrônica tem validade jurídica, é importante analisar como a assinatura de documentos impactam as atividades diárias de uma organização.

De fato, assinar documentos é uma das atividades mais recorrentes em uma IES. De discente ao reitor, a todo momento é requerido que algum papel seja firmado para dar continuidade ou concluir algum processo.

A assinatura eletrônica consiste em transferir todo esse procedimento para o mundo digital. Ou seja, é a possibilidade de qualquer pessoa manifeste sua concordância com o teor de determinado documento em formato eletrônico.

Isso, por si só, oferece uma série de vantagens e pode ajudar as IES a serem muito mais eficazes.

Pense, por exemplo, na quantidade de pessoas que precisam ir até sua instituição apenas para assinar documentos ou requerimentos. Agora, imagine se todos tivessem a opção de realizar essa etapa online.

Além de valorizar a experiência dos usuários, você certamente poderia otimizar o trabalho de suas equipes de atendimento ao público, que teriam mais tempo para se dedicar a resolver problemas mais complexos e que exigem capacidade analítica.

A assinatura eletrônica também é uma excelente alternativa para reduzir custos. Com ela, é possível atestar as informações de diversos documentos digitais, sem a necessidade de imprimi-los. Você pode, inclusive, implementar uma Secretaria Digital e reduzir consideravelmente o fluxo de requisições na secretaria física.

Finalmente, a assinatura eletrônica pode ajudar na gestão de documentos. Ou seja, em vez de precisar organizar arquivos físicos, com uma série de documentos impressos, você pode simplesmente armazená-los em formato digital, em pastas e diretórios, de forma simples e fácil.

Regulamentação da Assinatura Eletrônica no Brasil

Para saber se a assinatura eletrônica tem validade jurídica para IES, antes, é preciso analisar as regulamentações vigentes sobre o tema.

Medida Provisória 2.200-2 / 2001

A primeira tratativa jurídica sobre a assinatura eletrônica surge em agosto de 2001, em virtude da publicação da MP 2.200-2, que institui a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Em suma, segundo texto da MP, a infraestrutura criada tem como objetivo “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”.

A partir disso, passou a vigorar no país a Assinatura Digital, um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital emitido segundo a política, os requisitos e os parâmetros da ICP-Brasil.

Desse modo, a partir da publicação da MP passamos a ter dois tipos de assinatura eletrônica no Brasil: a digital, que utiliza certificado digital emitido por entidade credenciada à ICP-Brasil, e a simples.

Lei 14.063 / 2020

Em setembro de 2020 foi sancionada a Lei 14.063, a qual “dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos”.  

A referida lei tem grandes avanços em relação à MP 2.002-2 e reconhece três tipos de assinatura eletrônica:

• Assinatura eletrônica qualificada, também conhecida como Assinatura Digital, que é aquela que utiliza o Certificado Digital emitido por entidade credenciada à ICP-Brasil.
• Assinatura eletrônica avançada, “que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica”.
• Assinatura eletrônica simples, que permite identificar o seu signatário, mas que não oferece meios suficientes para comprovar a autoria.

A lei também determina os casos em que a cada tipo de assinatura pode ser utilizada na relação com entes públicos. Segundo a lei:

A assinatura eletrônica simples poderá ser admitida nas interações com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo.

Quanto a assinatura eletrônica avançada, a lei admite seu uso nos casos em que pode ser aplicada a assinatura simples e também no registro de atos perante as juntas comerciais.

Já quanto a assinatura eletrônica qualificada, a lei determina que ela pode ser utilizada nos casos em que são aplicáveis as assinaturas eletrônicas simples e avançada e também que ela:

será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio.

A lei traz também os casos que o uso de assinatura eletrônica qualificada é obrigatório:

• nos atos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo;

• nas emissões de notas fiscais eletrônicas, com exceção daquelas cujos emitentes sejam pessoas físicas ou Microempreendedores Individuais (MEIs), situações em que o uso se torna facultativo;

• nos atos de transferência e de registro de bens imóveis…;

• nas demais hipóteses previstas em lei.

Portanto, se a lei considera diferentes possibilidades de uso, então, a assinatura eletrônica tem validade jurídica. Mas, isso se aplica às IES? Descubra a seguir!

A assinatura eletrônica tem validade jurídica para IES?

De forma categórica, é possível afirmar que todo tipo de assinatura eletrônica tem validade jurídica, desde que atendidas as características previstas em lei. Ou seja, as IES podem utilizar as assinaturas simples, avançadas ou qualificadas em seus procedimentos diários.

No entanto, não é porque toda assinatura eletrônica tem validade jurídica que os diferentes tipos podem ser utilizados indistintamente.

A modalidade simples, por exemplo, oferece um nível de segurança mais baixo e, por isso, deve ser utilizada apenas transações que exijam um “nível menor” de responsabilidade.

A assinatura avançada pode ser utilizada para a grande maioria das atividades de uma IES, como, requerimento de matrícula.

Já a assinatura qualificada deve ser utilizada em documentos específicos. Por exemplo, a portaria do MEC que regula emissão de diploma digital, exige que, para esse tipo de documento, seja utilizada…

assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais.

Conclusão

Já sabemos que a assinatura eletrônica tem validade jurídica para IES, possui diferentes tipos e que ela pode ajudar a sua instituição a otimizar uma série de processos, além de ajudar na redução de custos. Agora, é hora de procurar soluções que se adequem às suas necessidades específicas.

De fato, existem diversos fornecedores de serviços de assinatura eletrônica, mas nem todos oferecem os mesmos recursos.

Por isso, antes de contratar um serviço, investigue a fim de descobrir o tipo de assinatura eletrônica que será oferecido, todas as funcionalidades e como elas se aplicam à sua realidade.

Também é interessante verificar se a empresa possui cases de sucesso que se aplique à sua realidade.

Assim, você poderá escolher um serviço que realmente agregue valor a sua atividade e garantir maior eficiência e menor custo em seus processos.

Agora que você já sabe que a assinatura eletrônica tem validade jurídica para IES, aproveite para ver como a Faculdade Uniorka otimizou seus processos utilizando Assinaturas Eletrônicas em seus processos.